同一套进销存，两种用法。一种：货先走，晚上或月底把单子敲进系统，给领导看报表。一种：没系统单就不能出库、不能请款。外表都叫「上了系统」，内部一个是电子台账，一个是作业入口。没人用的抱怨，很多其实是台账用法，见 上线没人用。
电子台账（事后）
- 货已走，助理按群记录补单，库存月底一次改准。
- 报表给领导看，现场仍问「到底还有没有货」。
- 系统是抄写本，规则仍在微信和口头。
作业系统（当下）
- 下单占库存，改价走审批，出库打拣货单。
- 手机上能点完成、能拍照、能停在缺货状态。
- 报表是走单的副产品，不是另填的一张表。
10:00 群里要货 → 10:20 先发货 → 19:30 助理补单 → 次月对账对不上。
10:00 系统下单 → 库存不足停单 → 10:15 改交期或拆单 → 出库即扣数。
台账为什么对不齐
补录时，现场已经发生了赠品、换货、少发。录入的人按印象填，系统库存是故事，仓库货位是真相。表格管理也是事后真相，见 表格和系统哪一种沉淀规则。微信群接单会把台账用法锁死：群才是作业系统，软件只是抄写本，见 微信群接单。
看得见的效率来自少一次重复和少一次错发，前提是动作发生在系统里，见 看得见的效率。工单如果也事后补，售后回访和质量追溯都是假闭环，见 工单闭环。安装派工更明显：师傅在客户门口，不能回家再补单，见 派工如何闭环。
从台账切到作业，要关旧路
培训解决不了「先发后补」。要在制度上写：无系统单号不得出库、不得请款。并行期定天数，到期只认系统。现场仍乱，按清单排查是不是还在补录，见 现场还是乱。达希验收会看真实出库时间与系统单据时间是否同一窗口，而不是看演示账号。需要按作业入口做系统，请到 企业业务系统服务页 说明现在是补录还是走单。作业化之后，销售和财务才能看同一时钟下的合同，见 销售财务同一份数据。
切法可以分岗位，应急不能变主路
有些岗位可以台账：偶尔发生的行政领用。主路径不行。销售、仓库、派工必须作业化。老板若仍接受微信截图当出货依据，系统会退回台账。把查单习惯改成打开系统，比再买一个移动端重要。
切法可以分岗位，不必一天全员切换。仓管先无单不出库，销售仍可在系统里下单；一周后再要求改价必须走审批。切得太猛，现场会集体回到群。切得太慢，两套库存会并存。并行期写进日历，到期老板只认系统单号。补录如果作为「应急通道」长期打开，应急就会变成主路。应急应设次数上限，并在次日复核。培训材料按「当下这一步点哪里」写，不要按模块说明书写。师傅在客户门口只有三十秒，菜单深了就会口头报完工。选项卡可以并排看，日常只能留一档：主路径必须停在作业这一侧。