文件柜模式
群里先批完，回头把扫描件丢进文件夹。合同按年归档，到期没人提醒。待办是空的，因为事已经在外面做完。审计能找到文件，找不到当时的规则和审批人。
很多失败的 OA 项目，失败在验收标准：老板觉得「能上传 Word、能搜到去年合同」就算完成。那是文件柜。作业入口的验收是：一张假、一笔报销、一次用印，不进系统就不算发生过。
作业入口模式
先开单再做事。路由、催办、转交在单上完成。合同版本和用印绑定单号。进度员工自己能查。微信只推待办，不接正式审批。
文件柜看起来「有系统」，作业仍在群里，留痕对比见 微信群管理和系统管理，哪一种能留痕。没人打开的后台，多半被当成柜子，见 系统做完没人打开，值不值得做。合同若只是 PDF 堆，到期和用印仍靠人记，见 合同台账集中后，到期和用印不再靠人记。
验收清单决定你买到的是哪一种
文件柜的清单通常是：容量、目录、能否下载。作业入口要写成行为：请假不进系统考勤是否允许关账；用印无单号是否盖得出章；报销无单号财务是否付款。没有这些条目，项目结束时双方都觉得做完了，三个月后行政仍然收纸。可催办之后协作怎么变，见 审批可催办、可追踪之后，协作怎么变。
从柜子升级也不必一次做完。先把三五条高频流程改成入口，历史附件继续只读挂着。文件柜模式里，行政最忙的是「帮人找去年那份扫描件」；作业入口模式里，找单靠单号，行政忙的是例外。两种忙法，一种可交接，一种随人走。
达希会在需求里先问：你希望员工在后台完成哪一步？回答如果是「存一下」，我们会提醒文件柜的上限；回答如果是「不走系统不算数」，方案就按入口来。请到 企业管理系统服务页 说明现状。套装为何容易停在柜子模式，见 套装 OA 用不起来，和不做几乎一样差。