合同台账集中后，到期和用印不再靠人记

到期不再靠人记，是因为提醒进了待办，而不是备忘录

续签、自动续约、终止通知，都有法定或商务时点。写在行政的小本子上，请假就漏。写在台账里，到期前生成待办，责任岗位能被催。邮箱堆里的「最终版」无法承担这件事，风险见 合同和制度散落邮箱，风险在哪。审计要核的也是编号和用印是否同一条链，见 审计和合规时，OA 扮演什么角色。

用印不再靠人记，是因为先有单，才有章

申请写清合同编号、份数、是否骑缝、是否外带。批准后才出章，归还时核销。现场仍会有加急，但例外要事后补单并留痕，而不是永久「先盖回头说」。销售、交付、财务共用合同时，台账字段怎么拆，见 销售交付财务共用合同，后台该怎么拆。把系统当文件柜事后扫描，到期提醒仍然不会出现，见 把系统当文件柜，和当作业入口的差别。

第一期不必上合同全生命周期软件。能列出在履行的合同、到期待办、用印与编号绑定，部门就会天天打开：销售查条款，行政查章，财务对开票主体。达希从你们正在找错的那一类合同收口。需要把台账做起来，到 企业管理系统服务页 说明现在合同放在谁手里；好处总览见 管理系统能带来哪些看得见的效率。

台账不是扫描件仓库

把 PDF 全部上传、编号仍写在行政脑子里，到期照样漏。字段至少要有：对方主体、起止日期、自动续约与否、用印次数、开票抬头是否一致。缺任一项，财务和销售仍会各翻各的邮箱。权限上，不是所有人都能下载全套附件，导出要单独成列，见 权限清楚了，扯皮和泄密怎么减少。抽查时台账要能当证据链的索引，见 审计和合规时，OA 扮演什么角色。先把在履行的合同收全，历史件可以只读归档，不必第一期迁完所有旧邮件。到期前提醒进待办，台账才从表格变成作业。加急用印可以例外，但必须当晚补单，否则台账会在一周内重新裂成邮箱。

开票抬头与合同主体不一致，是台账上最容易被财务抓住的一行。把这一行做成必填，销售在用印前就会改，而不是开票当天才吵。部门愿意打开台账，常常就是为了少吵这一架。